Entradas y Salidas
ENTRADAS
Se trata del ingreso de medicamentos y artículos de higiene personal a la farmacia; es de vital importancia que verifiques que estos productos lleguen en condiciones óptimas, validando las cantidades solicitadas, etiquetas, fechas de caducidad y lote, entre otros datos, a fin de realizar buenas prácticas de almacenamiento y, posteriormente, de dispensación. Asimismo, es importante devolver al proveedor insumos que no se encuentren en las condiciones de conservación indicadas por el fabricante, ya que no se sabe cuánto tiempo han permanecido fuera de los estándares requeridos y si mantienen su calidad íntegra, lo cual garantiza mayor seguridad, eficacia y efectividad.
FACTURA
Es el documento que ampara la posesión y procedencia lícita de cada uno de los insumos para la salud que ingresan al establecimiento; al recibir facturas de tus proveedores, corrobora que cumplan con cada una de las disposiciones legales requeridas.
RECEPCIÓN
Verifica que las cantidades definidas en la factura concuerden con los insumos entregados (cotejo); también checa que los datos del etiquetado estén correctos, y que cada uno de los productos esté en óptimas condiciones, así como firmar la hoja de recepción del pedido para cerrar esta etapa.
SALIDAS
Es el proceso de dispensación de medicamentos y productos de higiene personal, así como su devolución al proveedor por mal estado físico, caducidad vencida y manejo inadecuado.
INVENTARIO
Su propósito principal es registrar entradas y salidas de los productos, esto te permite conocer en todo momento la existencia real de los artículos en la farmacia, y es una forma de supervisar la correspondencia entre lo que ingresa y sale.
GESTIÓN DEL STOCK
La palabra stock significa “en existencia”, y se define como la provisión (entrada) de algún producto para satisfacer la demanda del consumidor; asimismo, dicho artículo sale del inventario de tu farmacia al dispensarlo y/o cuando se retira por circunstancias ajenas a la venta, por ejemplo, si ya venció su fecha de caducidad. Por tanto, la gestión del stock implica la compra del producto para tenerlo en tu farmacia con el objetivo de que esté siempre disponible para dispensarlo en el momento preciso en que el cliente lo solicite.
PROPÓSITO
La finalidad del manejo del stock es optimizar todos los productos que la farmacia ofrece. En este sentido, el stock ideal te debe permitir cubrir las necesidades de tus clientes con la mínima inversión; esto permite evitar dos problemas en el manejo de tu farmacia: Sobrecompra. Implica costos en pago del producto, transportación, almacenamiento y personal dedicado a su control, además de que se corre el riesgo de que caduque y ya no se pueda dispensar. Desabasto. Comprar con demasiada prudencia genera falta de stock, impidiendo con ello que el producto esté disponible.
OTROS BENEFICIOS
Además de tener medicamentos y productos de higiene personal disponibles para tu cliente en tiempo y forma, la gestión del stock facilita llevar control exacto de pérdidas por productos que están físicamente en mal estado o vencidos, reducir robos internos y externos, así como mejorar la relación con proveedores al poder realizar pedidos más precisos. De hecho, debes hacer el inventario antes de cada pedido, para ello revisa cuidadosamente lo que queda en anaqueles y almacén.
EQUILIBRIO
Encontrar el justo medio entre salidas (dispensación de productos y mermas por diferentes causas) y entradas (pedidos a proveedor) no es sencillo. Lo deseable sería que el flujo de entrada fuese igual al de salida, sin embargo, es algo prácticamente imposible; por tanto, hay que tratar de que el nivel de existencias sea mínimo, pero sin que se presente escasez, equilibrio que puedes obtener analizando los hábitos de compra de tus clientes, así como del buen manejo de los productos.